حاضران در این جلسه عبارت بودند از:

آقای استاد محمد عرب‌سرخی: مسؤول سبک (رئیس سبک) و مدیر مؤسسه
آقای فرهاد توشه‌خواه: معاون (نایب رئیس)
خانم مرسده تهامی: مسؤول کمیتهٔ بانوان
آقای امید شکرابی: مسؤول کمیتهٔ مربیان (با حفظ سمت، مسؤول کمیتهٔ روابط عمومی)
خانم شیوا فریدی: مسؤول واحد پزشکی
آقای امیر محبی: عضو واحد پزشکی
خانم بهنوش رزم‌پا: مسؤول کمیتهٔ اداری و‌ مالی
آقای مهدی ایمانی‌پور: مسؤول واحد مالی
آقای محمد‌حسن جعفری دولابی: عضو ارشد

با توجه به اینکه از برگزاری «مراسم ویژهٔ اعلام دریافت مجوز از فدراسیون ورزشهای رزمی و رسمی شدن ایواما شینشین آیکیدو در ایران» ۱۰ روز می‌گذشت، در این جلسه استاد عربسرخی با طرح سؤالی در زمینهٔ اینکه از نظر هریک از حاضران در جلسه، نقاط قوت و ضعف این مراسم در چه مواردی بوده است و اشاره به این مطلب که خود او موارد متعددی را مکتوب کرده است که دربارهٔ تمامی آنها به تفکیک صحبت خواهد نمود، جلسه را آغاز کرد.
پس از آن تمامی مسؤولان، متفقاً بیان نمودند، با توجه به نکات بسیاری که شخص استاد در نظر داشته و مرقوم نموده است، بهتر آن است که خود ایشان در ابتدا شروع به مطرح ساختن موارد نماید. وی نیز از نظر جمع تبعیت نموده و عنوان کرد که به جهت پیش‌برد بهتر مباحث، پس از بیان هر یک از موارد، دیگر مسؤولان نیز نقطه نظرات و دیدگاه‌های خود را بیان کنند تا نهایتاً بتوان به جمع‌بندی مناسب و متناسبی دست یافت.
وی در آغاز به تأثیرات مثبت این مراسم اشاره کرد و گفت که این برنامه شروع خوبی برای آشنایی هرچه بهتر و بیشتر آیکیدوکاران و اساتید دیگر سبک‌ها و خانوادهٔ اعضای سبک ایواما شینشین آیکیدو بود که برخی را به تفکر و تحسین وا داشت. یکی دیگر از موارد شایان ذکر از زبان استاد، مهیا ساختن احکام انتصاب هر یک از مسؤولان بود که با زحمات فراوان مسؤول روابط عمومی صورت گرفته بود که با ارائهٔ آن احکام انتصاب‌ به‌طور رسمی در مراسم، جدیت مدیریت سبک در ارزش نهادن به جایگاه مسؤولان و به تبع آن مطالبه‌گری وی را از تک‌تک ایشان نشان می‌داد. سپس استاد عربسرخی افزود که چون نکات مثبت و شایستهٔ اینچنین برنامه‌هایی در نفْس آن می‌بایست وجود داشته باشد و غیر از آن توقع نمی‌رود، لذا بهتر است بیشتر به نکات منفی و ضعف‌ها پرداخته شود تا بتوان با کنکاش، ریزبینی و تصحیح آنها، برنامه‌های آتی را بسیار با کیفیت‌تر و مفیدتر برگزار کرده و رضایتمندی بالاتری را نیز رقم زد.
سپس به موارد مکتوب خود در ارتباط با ضعف‌ها و نقصان‌ها اقدام نمود که عدم هماهنگی کافی بین افراد چه در مسؤولان و چه در هنرجویان و ضعف نسبی توان فنی شرکت‌کنندگان در مراسم، یکی از نکات بسیار مهم و قابل توجهی بود که توسط استاد عرب‌سرخی مطرح گردید که مورد بررسی قرار گرفته شد که وی به جهت رفع اینگونه نواقص برای مراسم‌های آتی راه‌کارهایی را نیز بیان نمودند.
سپس استاد عرب‌سرخی به ضعیف بودن حس همکاری و هماهنگی میان مسؤولان با یکدیگر و همچنین با ‌هنرجویان اشاره داشت و از مسؤولان، همکاری متعهدانه و به دور از توقع را برای انجام مطلوب‌تر فعالیت‌ها و رشد و توسعهٔ هرچه بیشتر مجموعه، مطالبه نمود.
در ادامه، استاد عرب‌سرخی از حاضران در جلسه درمورد کیفیت اطلاع‌رسانی و فعالیت‌های خبری روابط عمومی در فضاهای مجازی به ویژه در کانال‌های تلگرام، با در نظر گرفتن ماهیت هریک از آن کانال‌ها نظرخواهی کرد.‌ سپس حاضران، یک به یک نظر خود را بیان نمودند که به طور کلی، و به نظر اکثر ایشان، خدمات روابط عمومی مطلوب ارزیابی گردید.
از دیگر موضوعات این جلسه این بود که استاد عرب‌سرخی به عنوان رئیس سبک و مدیر مؤسسه از هر یک از رؤسای ردهٔ بالا که فعال در بخش‌های اجرایی بودند خواست تا آیین‌نامهٔ داخلی کمیته‌ها و واحدهای تحت پوشش خود را تا تاریخ ۱۳۹۶/۷/۱۵مدون و مکتوب نمایند و افزود که پس از این زمان، یعنی از تاریخ ۱۳۹۶/۷/۱۶ تا تاریخ ۱۳۹۶/۷/۳۰، آن رؤسا تک به تک با رئیس سبک، نایب رئیس و دیگر مسؤلان مرتبط، در جلساتی متوالی به بررسی و نهایی سازی آن آیین‌نامه‌ها خواهند پرداخت.
از دیگر مباحث مورد اشاره در جلسه این بود که استاد عرب‌سرخی در خصوص شرایط لازم جهت اخذ یا تطبیق گواهی‌نامهٔ مربیگری فدراسیونی صحبت کرد و چند تن از اعضا و مسؤولان که شرایط حضور در کلاس‌های مربیگری فدراسیونی را داشتند را برای ارائهٔ مدارک و اقدام اولیه جهت اخذ این گواهی‌نامه، مشخص مشخص نمود.
برگزاری دومین سمینار تخصصی و بین‌المللی توسط شیهان آلساندرو تیتارلی، موضوع دیگر این جلسه بود که توسط استاد عرب‌سرخی اعلام گشت. سپس بیان نمود با توجه به این که برگزاری این سمینار نیاز به اقدامآ و هماهنگی‌هایی دارد، نیمه آذر را زمان مناسبی برای این مراسم می‌داند که توسط حاضران در جلسه به تأیید و تصویب رسید. همچنین وی ادامه داد، کسانی که قصد شرکت در آزمون بین‌المللی را نیز دارند، می‌توانند اعلام آمادگی کنند تا شرایط بررسی شده و امور اولیه انجام گردد.

در آخر استاد عرب‌سرخی، تشکیل جلسات به صورت گروهی را تنها در مواقع اضطراری و مهم اعلام کرد و عنوان نمود، از این پس بیشتر جلسات به صورت تخصصی و با هر کدام از کمیته‌ها به طور مجزا انجام خواهد گردد.
در نهایت جلسه در ساعت ۲۲:۰۵ با ذکر صلوات پایان پذیرفت.